Saiba o que fazer para controlar o orçamento do seu negócio
A vida de um empreendedor não é nada fácil. Principalmente se você estiver no início de um empreendimento, quando é mais comum que tenha de se ocupar com as inúmeras atividades que fazem parte a gestão empresarial. E entre estas atividades, está uma que é importantíssima: controle das contas a pagar.
Assumir este controle é fundamental para que você gerencie melhor o seu capital – e, em consequência, seus negócios. Afinal, nunca é demais repetir que a sobrevivência da sua empresa passa necessariamente pela boa gestão financeira; e que, nesse sentido, organizar e honrar as contas a pagar é uma atividade nada menos do que obrigatória.
Senão, olhe para os casos de falências que todos os dias pipocam aqui e ali. Pode procurar nos balanços, nos relatórios destas empresas: você muito provavelmente vai encontrar pagamentos atrasados, que implicam multas e juros que, ao se acumularem, serão extremamente prejudiciais para a saúde financeira destes negócios.
Porém, de acordo com o que temos observado, isto não é exclusividade de empresas já estabelecidas: novos empreendedores também encontram muitas dificuldades no momento de gerenciar estas questões. Pensando nisso, resolvemos produzir um artigo com várias dicas práticas, que podem ser extremamente úteis para a gestão de suas contas a pagar – independentemente do tamanho ou do perfil da sua empresa.
1. Antes de mais nada: controle é igual a registro
Ter total controle dos compromissos que você assumiu significa que nenhum custo – nenhum mesmo, fixo ou variável, por mais insignificante que pareça – deve ficar de fora do seu radar (vulgo planilha financeira). Só lembrando: custos fixos são aqueles que se repetem todos os meses, como contas de luz e água, aluguel, telefones, folha de pagamento, etc. E os custos variáveis são aquelas despesas não recorrentes, que não se repetem a cada mês.
Ter total controle dos compromissos que você assumiu significa que nenhum custo – nenhum mesmo, fixo ou variável, por mais insignificante que pareça – deve ficar de fora do seu radar (vulgo planilha financeira). Só lembrando: custos fixos são aqueles que se repetem todos os meses, como contas de luz e água, aluguel, telefones, folha de pagamento, etc. E os custos variáveis são aquelas despesas não recorrentes, que não se repetem a cada mês.
Seja como for, absolutamente todas as contas a pagar devem constar dessa planilha, com os respectivos valores, datas de vencimento e formas de pagamento, para que você tenha sempre a dimensão exata das contas da sua empresa. Renovou os computadores? Registre. Trocou o galão de água? Registre também.
Por meio deste controle, você vai monitorar as contas a serem pagas, além de quando e como. E se mesmo assim algum atraso persistir, há sempre a possibilidade de negociar os prazos com seus fornecedores, o que pode eliminar o temível risco de multas e juros.
2. Nunca misture seus gastos pessoais e empresariais
Esta dica vale para um hábito recorrente entre empreendedores, mas que pode trazer sérios problemas para os resultados finais. Procure nunca, sob nenhuma circunstância, utilizar o dinheiro da empresa para quitar contas estritamente pessoais – o que também vai ajudar na hora da declaração do Imposto de Renda, uma vez que é bem mais fácil separar rendimentos de pessoa física e jurídica. O inverso também vale: evite pagar contas da empresa com o seu dinheiro, o que poderia complicar seu fluxo de caixa.
Esta dica vale para um hábito recorrente entre empreendedores, mas que pode trazer sérios problemas para os resultados finais. Procure nunca, sob nenhuma circunstância, utilizar o dinheiro da empresa para quitar contas estritamente pessoais – o que também vai ajudar na hora da declaração do Imposto de Renda, uma vez que é bem mais fácil separar rendimentos de pessoa física e jurídica. O inverso também vale: evite pagar contas da empresa com o seu dinheiro, o que poderia complicar seu fluxo de caixa.
3. Planilhas separadas, contas idem
Para colocar em prática a questão acima, o ideal é já separar todos estes gastos em duas planilhas – uma para sua empresa, outra para você mesmo. E também mantenha duas contas bancárias diferentes: uma para Pessoa Física, outra para Pessoa Jurídica. Desta forma, fica muito mais fácil controlar os pagamentos de clientes e de fornecedores.
Para colocar em prática a questão acima, o ideal é já separar todos estes gastos em duas planilhas – uma para sua empresa, outra para você mesmo. E também mantenha duas contas bancárias diferentes: uma para Pessoa Física, outra para Pessoa Jurídica. Desta forma, fica muito mais fácil controlar os pagamentos de clientes e de fornecedores.
4. Não se esqueça: organização é tudo
Você jamais terá o controle total das suas contas a pagar se não conseguir se organizar. É preciso conhecer sua empresa em detalhes, tintim por tintim – o fluxo de caixa, cada um dos serviços contratados, as curvas de venda de produtos e tudo o que disser respeito à saúde financeira do seu negócio. Ter conhecimento disso vai te ajudar, inclusive, a traçar estratégias fundamentais, como de redução de custos, por exemplo.
Você jamais terá o controle total das suas contas a pagar se não conseguir se organizar. É preciso conhecer sua empresa em detalhes, tintim por tintim – o fluxo de caixa, cada um dos serviços contratados, as curvas de venda de produtos e tudo o que disser respeito à saúde financeira do seu negócio. Ter conhecimento disso vai te ajudar, inclusive, a traçar estratégias fundamentais, como de redução de custos, por exemplo.
Se, por outro lado, você está iniciando um empreendimento e jamais ouviu falar em planilhas financeiras, não tema; o próximo item vai te ajudar.
5. Certo. Mas como controlo minhas contas na prática?
Existem inúmeras formas de colocar suas contas a pagar em ordem. Neste caso, colocar em ordem geralmente significa colocar em uma planilha: e é por isso que o Excel continua a ser, ainda hoje, uma ferramenta das mais eficazes. Porém, se você não tem tanta familiaridade com o software, não se preocupe: há diversos programas de gestão financeira com preços bastante acessíveis e pacotes elaborados para diferentes perfis e tamanhos de empresas – inclusive em versões gratuitas. Estes são alguns deles:
Existem inúmeras formas de colocar suas contas a pagar em ordem. Neste caso, colocar em ordem geralmente significa colocar em uma planilha: e é por isso que o Excel continua a ser, ainda hoje, uma ferramenta das mais eficazes. Porém, se você não tem tanta familiaridade com o software, não se preocupe: há diversos programas de gestão financeira com preços bastante acessíveis e pacotes elaborados para diferentes perfis e tamanhos de empresas – inclusive em versões gratuitas. Estes são alguns deles:
ContaAzul: é mais para pequenas e médias empresas. Oferece controle financeiro, controle de estoque integrado às vendas, integração bancária, emissão de notas fiscais, além de relatórios gerenciais.
Bling: oferece caixa que registra todos os recebimentos e pagamentos efetuados cronologicamente. Por meio dele, você também consegue controlar as contas bancárias.
Nibo: centraliza todas as contas a pagar e receber em um só lugar, com boletos e comprovantes totalmente anexados para que você se organize melhor.
Também há várias ferramentas de gestão totalmente gratuitas – como estas aqui:
Planilha de fluxo de caixa: este é um modelo em PDF criado pelo Sebrae para ajudar empreendedores a administrar seus pagamentos.
Controle de contas a pagar: nesta página explicativa, também elaborada pelo Sebrae, você encontra um passo a passo de como implantar um controle eficiente das contas a pagar.
Planilhas diversas: nesta página do GuiaBolso, você encontra quatro modelos de planilhas de custos para download grátis.
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